Hotline: 08 7939 7939

Những con dấu mà doanh nghiệp cần chuẩn bị khi hoạt động là gì?

12/16/2024

Con dấu doanh nghiệp



Con dấu là một trong những công cụ không thể thiếu đối với mỗi doanh nghiệp khi đi vào hoạt động. Không chỉ mang tính đại diện pháp lý, con dấu còn là phương tiện khẳng định vị trí và trách nhiệm của doanh nghiệp trên các văn bản, hợp đồng và giao dịch quan trọng. Với sự đa dạng về loại hình và chức năng, việc sử dụng con dấu đúng mục đích, đúng quy định không chỉ đảm bảo tính hợp pháp mà còn giúp doanh nghiệp xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp, tạo niềm tin với đối tác và khách hàng.

1. Con dấu của doanh nghiệp là gì?

Con dấu doanh nghiệp (hay còn gọi là mộc, ấn) được sử dụng để đóng trên các văn bản, giấy tờ, hợp đồng của doanh nghiệp, nhằm thể hiện sự đồng ý và khẳng định giá trị pháp lý của các tài liệu, văn bản đã được đóng dấu.

Con dấu doanh nghiệp là dấu hiệu đặc biệt, nội dung con dấu doanh nghiệp không trùng hoặc gây nhầm lẫn với bất kỳ doanh nghiệp nào đã thành lập trước đó. Con dấu doanh nghiệp hình tròn hay vuông đều có giá trị pháp lý. Theo quy định pháp luật, doanh nghiệp bắt buộc phải có con dấu pháp nhân (dấu tròn) sau khi thành lập.

2. Ý nghĩa của con dấu doanh nghiệp:

Con dấu có ý nghĩa thể hiện vị trí pháp lý và khẳng định giá trị pháp lý của các giấy tờ, văn bản mà nó đóng lên đó. Nói cách khác, có những hợp đồng, giao dịch của công ty phải được đóng dấu thì mới phát sinh hiệu lực, nếu không có thì xem như vô hiệu.

3. Hình thức của con dấu:

Dấu bao gồm dấu được làm tại cơ sở khắc dấu hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. Con dấu có thể là hình tròn, hình vuông… và có thể có kích thước, màu sắc khác nhau, nhưng với con dấu pháp nhân, hiện các doanh nghiệp đều làm dấu tròn, sử dụng màu mực dấu là màu đỏ.

Doanh nghiệp có thể có 1 hoặc nhiều con dấu pháp nhân, nhưng phải bảo quản và sử dụng đúng mục đích để tránh mất hoặc bị làm giả mạo.

4. Những con dấu mà doanh nghiệp cần khi hoạt động:

Theo Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác của doanh nghiệp. Như vậy, doanh nghiệp có quyền quyết định sẽ sử dụng bao nhiêu con dấu khi hoạt động. Hiện nay, các loại dấu thông dụng mà một doanh nghiệp có thể sử dụng:

– Dấu công ty theo Luật Doanh nghiệp: là dấu chính thức của công ty, thường chứa tên chính thức của công ty, mã số thuế và thông tin khác cần thiết theo quy định của Luật Doanh nghiệp. Dấu này được sử dụng để đại diện cho công ty trong các giao dịch pháp lý và tài chính.

– Dấu chức danh: là dấu mà cá nhân sử dụng để ký tên và xác nhận chức danh hoặc vị trí của họ trong công ty. Ví dụ, dấu “Giám đốc”, “Tổng giám đốc”, “Phó giám đốc” là các loại dấu chức danh thường được sử dụng.

Trên dấu chức danh thường có thông tin chức danh và họ tên người dùng dấu. Đây là dấu mà cá nhân sử dụng để ký tên của mình, không liên quan đến chức danh hoặc vị trí. Đây thường là dấu cá nhân của mỗi người trong doanh nghiệp.

Dấu địa chỉ: là dấu chứa thông tin về tên công ty, địa chỉ của công ty, bao gồm địa chỉ trụ sở chính và các chi nhánh nếu có. Dấu địa chỉ thường được sử dụng trong các tài liệu quản lý nội bộ và trong các giao dịch đòi hỏi thông tin về địa chỉ. Bên cạnh đó, đối với việc gửi thư, có nhiều giao dịch thì việc sử dụng con dấu ghi địa chỉ sẽ rút ngắn thời gian ghi thông tin công ty.

– Dấu logo: là dấu chứa biểu tượng hoặc hình ảnh đại diện cho công ty, thường là biểu tượng thương hiệu của họ. Dấu logo thường được sử dụng trong các văn bản quảng cáo, marketing, và giao dịch thương mại để nhận diện thương hiệu và tạo dấu ấn riêng biệt.

– Dấu xác nhận: thường được nhân viên kế toán, nhân viên thu ngân, nhân viên quản lý kho ưu tiên sử dụng trong việc quản lý tiền và hàng hóa. Nội dung của con dấu được khắc thường là: đã thanh toán, chưa thanh toán, đã thu tiền, đã chuyển khoản, đã cọc, đã nhập kho, đã xuất kho…

– Dấu chữ ký: dùng thay chữ ký

Con dấu doanh nghiệp không chỉ đơn thuần là một vật dụng hành chính mà còn là biểu tượng của sự cam kết và giá trị pháp lý. Việc lựa chọn, quản lý và sử dụng các loại con dấu phù hợp là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả và bảo vệ quyền lợi của mình trong môi trường kinh doanh. Nắm vững quy định pháp luật và ý nghĩa của các loại con dấu sẽ là bước đệm để doanh nghiệp hoạt động ổn định và phát triển bền vững.

Nếu bạn đọc có bất kỳ thắc mắc nào về vấn đề này hoặc các vấn đề pháp lý khác, hãy liên hệ với Văn phòng Luật sư Tinh Hoa Việt, theo Hotline: 08.7939.7939 và Email: vplstinhhoaviet@gmail.com hoặc truy cập website: https://lstinhhoaviet.vn/ để được chúng tôi hỗ trợ nhanh nhất.