- Thành phần của hồ sơ dự thầu
Theo khoản 23 Điều 4 Luật Đấu thầu năm 2023, hồ sơ dự thầu là toàn bộ tài liệu do nhà thầu, nhà đầu tư lập và nộp cho bên mời thầu theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu. Như vậy, tùy theo điều kiện của từng gói thầu sẽ có thêm những tài liệu, giấy tờ khác, song thành phần của một bộ hồ sơ dự thầu thường bao gồm:
– Đơn dự thầu hoặc giấy tờ thỏa thuận về việc liên doanh giữa các nhà thầu (nếu có).
– Văn bản ủy quyền cho một cá nhân hoặc một đơn vị khác ký đơn xác nhận dự thầu. Trường hợp này chỉ đặt ra khi nhà thầu không có mặt hoặc vì một lý do không thể ký xác nhận dự thầu.
– Bản cam kết của nhà thầu về cung cấp nhân sự, vật tư, nguồn vốn,…
– Hồ sơ năng lực: Giấy đăng ký kinh doanh; Báo cáo tài chính; Báo cáo thuế;…
– Hồ sơ kinh nghiệm: Các hợp đồng tương tự đã thực hiện;…
– Tài liệu chứng minh năng lực tài chính để thi công gói thầu: Báo cáo tài chính theo biểu mẫu của hồ sơ mời thầu hoặc chứng minh bằng hợp đồng cung cấp tín dụng của nhà thầu với ngân hàng.
– Tài liệu chứng minh nhân sự: Hợp đồng lao động; Bằng cấp, chứng chỉ; Xác nhận của chủ đầu tư để chứng minh năng lực của nhà thầu.
– Tài liệu chứng minh khả năng cung cấp vật tư, thiết bị: Hợp đồng mua bán; Hóa đơn; Giấy tờ đăng ký, đăng kiểm của máy móc, thiết bị hoặc hợp đồng nguyên tắc thuê máy móc, thiết bị (nếu nhà thầu không có).
– Giá chào thầu.
– Phụ lục kèm theo (nếu có).
- Quy trình lập hồ sơ dự thầu và những lưu ý kèm theo
Để chuẩn bị một bộ hồ sơ dự thầu hoàn chỉnh, hạn chế các sai sót cần quan tâm đến những lưu ý khi lập hồ sơ dự thầu theo các bước sau:
Bước 1: Nghiên cứu hồ sơ mời thầu, bản vẽ kỹ thuật thi công và các điều kiện kèm theo
Mục đích nhằm xác định và nắm bắt được những nội dung, yêu cầu quan trọng của hồ sơ mời thầu, đồng thời lên phương án, kế hoạch chuẩn bị các công việc cần làm để quản lý và kiểm soát việc lập hồ sơ.
– Lưu ý:
– Tên dự án, tên gói thầu, tên bên mời thầu, tên chủ đầu tư cần sử dụng chính xác để tránh những nhầm lẫn không đáng có;
– Thời gian mở thầu, đóng thầu, thời gian có hiệu lực của hồ sơ dự thầu phải đặc biệt lưu ý để chủ động theo dõi tiến độ lập, gửi hồ sơ dự thầu.
– Trường hợp có yêu cầu về bảo đảm/bảo lãnh dự thầu thì cần quan tâm tới số tiền bảo đảm và thời hạn bảo đảm dự thầu.
– Tìm hiểu kỹ càng về các yêu cầu hợp lệ khác trong hồ sơ dự thầu.
+ Trường hợp ủy quyền ký xác nhận dự thầu cần phải lập giấy ủy quyền/hợp đồng ủy quyền hợp lệ kèm theo.
+ Trường hợp các nhà thầu liên danh với nhau thì giữa các bên phải có văn bản thỏa thuận do người đại diện theo pháp luật (hoặc được ủy quyền) ký và đóng dấu.
– Tìm hiểu kỹ càng về năng lực, kinh nghiệm cụ thể
+ Đối với yêu cầu về năng lực về tài chính cần kê khai trung thực, cung cấp chính xác báo cáo tài chính, báo cáo thuế đã được kiểm toán.
+ Đối với yêu cầu về năng lực và kinh nghiệm của nhân sự chủ chốt: Lưu ý cần kê khai trung thực kèm theo các văn bằng, chứng chỉ đối với các trường hợp đáp ứng đủ hoặc hơn so với yêu cầu trong hồ sơ dự thầu, đồng thời các nhân sự này phải đã từng tham gia các gói thầu tương tự với gói thầu đang xét để tránh tốn kém thời gian trong việc làm rõ hồ sơ.
+ Về nguồn lực tài chính thực hiện hợp đồng, hiện các nhà thầu thường sử dụng một thư cam kết cấp tín dụng do ngân hàng phát hành để làm căn cứ chứng minh, trong đó mức cam kết phải cao hơn trong hồ sơ mời thầu.
+ Về kinh nghiệm thực hiện hợp đồng tương tự, nhà thầu cần cung cấp các bản hợp đồng hoặc văn bản xác nhận của chủ đầu tư đã từng hợp tác trong các gói thầu trước làm căn cứ xác minh.
Bước 2: Lập hồ sơ pháp lý dự thầu
– Chuẩn bị các giấy tờ pháp lý về pháp nhân: Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp; Báo cáo tài chính các năm gần nhất (thường 03 – 05 năm), nên chuẩn bị báo cáo đã được kiểm toán; Các giấy phép (nếu có), chứng chỉ năng lực hoạt động (thường đối với các gói thầu xây lắp, tư vấn); Các chứng nhận (ví dụ ISO,…);…
– Đơn dự thầu lập theo mẫu trong hồ sơ mời thầu.
– Đơn bảo lãnh dự thầu.
– Các bản cam kết về cung cấp nhân sự, vật tư, nguồn vốn,…
– Thỏa thuận về liên danh nhà thầu; Giấy ủy quyền (nếu có).
– Các hồ sơ về năng lực, kinh nghiệm như đã trình bày ở trên.
Bước 3: Lập giá dự thầu
Đây là một trong các bước quan trọng của quá trình lập hồ sơ dự thầu, bao gồm việc xác định và tính toán các chi phí dự thầu cho một dự án hoặc một gói thầu cụ thể, gồm việc: Thực hiện bóc tách khối lượng công việc để kiểm tra và so sánh với khối lượng trong hồ sơ thiết kế, trong đó lưu ý khối lượng trong hồ sơ thiết kế lớn hơn so với khối lượng mời thầu; Xác định giá nhân công và giá máy móc; Tính toán giá vật liệu (bao gồm chi phí mua sắm, chi phí lắp đặt, chi phí đào tạo và chuyển giao công nghệ,…); Tính toán các loại thuế; Dự phòng cho các công việc phát sinh hoặc trượt giá; Cũng như các chi phí liên quan khác.
Bước 4: Lập biện pháp thi công
Lưu ý cần xác định các biện pháp và quy trình cụ thể để thực hiện công việc trong gói thầu trên cơ sở căn cứ theo yêu cầu trong hồ sơ mời thầu. Trong đó gồm công việc lập bản vẽ biện pháp thi công và lập thuyết minh bản vẽ thi công.
Bước 5: Lập tiến độ thi công
Tiến độ thi công phải dựa theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu và phù hợp với năng lực của nhà thầu, bao gồm: Lập tổng tiến độ thi công; Lập tiến độ huy động thiết bị thi công; Lập tiến độ huy động nhân lực thi công.
Bước 6: Hoàn thiện hồ sơ
Sau khi hoàn thiện công tác lập hồ sơ dự thầu, cần rà soát lại về mặt nội dung và hình thức để đảm bảo tránh các lỗi về chính tả, logic, số học. Đánh số trang cho toàn bộ hồ sơ dự thầu. Khi đã hoàn chỉnh tiến hành in ấn và trình lãnh đạo (đơn vị dự thầu) ký và đóng dấu. Sau đó đóng dấu treo hoặc đóng dấu giáp lai lên toàn bộ hồ sơ dự thầu . Photo thành các bản theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu, nên photo dư một bản để lưu. Copy các file mềm vào USB theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu, đóng thùng và niêm phong toàn bộ bản chính và bản photo. Sau khi hoàn tất tiến hành nộp hồ sơ theo đúng địa điểm, trước thời hạn đóng thầu.
- Những lưu ý chung khi lập hồ sơ dự thầu
– Nên sử dụng lối viết ngắn gọn, mạch lạc, logic, tuyệt đối tránh lối viết rườm rà, hoa mỹ, lan man, không đúng trọng tâm.
– Phải sử dụng đúng các biểu mẫu có sẵn trong hồ sơ mời thầu. Riêng đối với hồ sơ pháp lý về đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế, báo cáo tài chính,… thì chỉ cần sử dụng mẫu văn bản của công ty.
- – Không nên bỏ qua các yêu cầu của hồ sơ mời thầu về biện pháp thi công kỹ thuật, đặc biệt tuyệt đối tránh việc sao chép y nguyên các hồ sơ dự thầu đã có từ trước mà cần phải chỉnh sửa sao cho phù hợp.
– Số liệu, thông tin trong hồ sơ dự thầu phải tương đối chuẩn xác, trình bày khoa học, có sự đối chiếu. Muốn thế cần phải tiến hành cẩn trọng từ khâu soạn thảo, in ấn, xét duyệt, đóng gói và niêm phong hồ sơ dự thầu. Việc kiểm tra liên tục qua các khâu sẽ giảm thiểu được sai sót.
– Bên cạnh mặt nội dung, cần chú ý tới hình thức. Bởi một bộ hồ sơ dự thầu được trình bày khoa học, có thẩm mỹ sẽ gây được thiện cảm với người chấm thầu trong quá trình xét thầu, đồng thời cũng thể hiện được sự cầu toàn, cẩn trọng.
– Trước khi nộp hồ sơ dự thầu, cần kiểm tra, rà soát lại cẩn trọng để đảm bảo đã đầy đủ thông tin, đúng về biểu mẫu, yêu cầu của hồ sơ mời thầu.
Trên đây là những lưu ý khi lập hồ sơ dự thầu, hy vọng sẽ giúp ích cho các nhà thầu để tránh những rủi ro, hạn chế những sai sót trong quá trình nghiên cứu, soạn, lập hồ sơ.
Nếu bạn đọc có bất kỳ thắc mắc nào về vấn đề này hoặc các vấn đề pháp lý khác, hãy liên hệ với Văn phòng Luật sư Tinh Hoa Việt, theo Hotline: 090.606.0784 – Hotline: 091.542.4860, Email: vplstinhhoaviet@gmail.com hoặc truy cập website: https://lstinhhoaviet.vn/ để được chúng tôi hỗ trợ nhanh nhất.
