Các loại giấy tờ, tài liệu được miễn hợp pháp hóa lãnh sự
Trong nhiều thủ tục hành chính và tố tụng tại Việt Nam, giấy tờ do cơ quan nước ngoài cấp thường phải được hợp pháp hóa lãnh sự trước khi sử dụng. Tuy nhiên, pháp luật hiện hành quy định một số trường hợp được miễn thủ tục này, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí cho cá nhân, tổ chức. Bài viết dưới đây cung cấp cái nhìn tổng quan về các loại giấy tờ được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định mới nhất.
Hợp pháp hóa lãnh sự là gì?
Khoản 1 Điều 7 Luật tương trợ tư pháp năm 2007
“Điều 7. Hợp pháp hóa lãnh sự và việc công nhận giấy tờ, tài liệu ủy thác tư pháp
1. Hợp pháp hóa lãnh sự là việc Bộ Ngoại giao, cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam hoặc cơ quan khác ở nước ngoài được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự chứng nhận chữ ký, con dấu trên giấy tờ, tài liệu do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài lập, cấp hoặc xác nhận để sử dụng ở Việt Nam.”
Như vậy, hợp pháp hóa lãnh sự là thủ tục bắt buộc trong đa số trường hợp khi sử dụng giấy tờ do cơ quan nước ngoài cấp tại Việt Nam, nhằm xác nhận tính xác thực về con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ đó.
Tuy nhiên, pháp luật hiện hành cũng quy định một số loại giấy tờ được miễn hợp pháp hóa lãnh sự, giúp rút ngắn thời gian và chi phí cho tổ chức, cá nhân khi thực hiện thủ tục hành chính.
Căn cứ pháp lý về miễn hợp pháp hóa lãnh sự
Căn cứ Điều 7 Nghị định 196/2025/NP-CP ngày 04/07/2025 sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 111/2011/NP-CP ngày 05/12/2011 của chính phủ về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự:
“ 7. Sửa đổi, bổ sung Điều 9 như sau:
“Điều 9. Các giấy tờ, tài liệu được miễn hợp pháp hóa lãnh sự
1. Giấy tờ, tài liệu được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam và nước ngoài liên quan đều là thành viên, hoặc theo nguyên tắc có đi có lại.
2. Giấy tờ, tài liệu được chuyển giao trực tiếp hoặc qua đường ngoại giao giữa cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam và cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài.
3. Giấy tờ, tài liệu được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.
4. Giấy tờ, tài liệu của nước ngoài mà cơ quan nhà nước có thẩm quyền của Việt Nam không yêu cầu phải hợp pháp hóa lãnh sự trên cơ sở cơ quan đó tự xác định được tính xác thực của giấy tờ, tài liệu đó.”
Theo quy định tại Điểm b Khoản 1 Điều 478 Bộ luật tố tụng dân sự năm 2015,
“Điều 478. Công nhận giấy tờ, tài liệu do cơ quan, tổ chức, cá nhân nước ngoài gửi cho Tòa án Việt Nam
1. Tòa án Việt Nam công nhận giấy tờ, tài liệu do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nước ngoài lập, cấp, xác nhận trong các trường hợp sau:
b) Giấy tờ, tài liệu đó được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam hoặc điều ước quốc tế mà Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam là thành viên.”
Khoản 1 và 2 Điều 7 Luật Tương trợ tư pháp năm 2007 cũng khẳng định chỉ yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự đối với giấy tờ ủy thác tư pháp, trừ trường hợp được miễn theo quy định pháp luật hoặc điều ước quốc tế. Tòa án Việt Nam công nhận giấy tờ, tài liệu do cơ quan tổ chức có thẩm quyền lập, cấp xác nhận trong trường hợp giấy tờ, tài liệu đó được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam và nước ngoài liên quan đều là thành viên hoặc theo nguyên tắc có đi có lại; giấy tờ, tài liệu được giao trực tiếp hoặc qua con đường ngoại giao giữa cơ quan có thẩm quyền Việt Nam và cơ quan có thẩm quyền nước ngoài; giấy tờ, tài liệu khác được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.
Danh sách các nước và loại giấy tờ, tài liệu được miễn hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự được đăng tại địa chỉ trang thông tin điện tử https://lanhsuvietnam.gov.vn/default.aspx
Ví dụ: Các loại giấy tờ sử dụng để đăng ký khai sinh, giải quyết các việc kết hôn, nhận cha, mẹ, con có yếu tố nước ngoài, khai tử cho người nước ngoài cư trú ổn định tại khu vực biên giới do Cơ quan nhà nước có thẩm quyền của nước láng giềng (Công hòa nhân dân Trung Hoa, Công hòa dân chủ nhân dân Lào, Vương quốc Campuchia) lập…
Nếu bạn đọc có bất kỳ thắc mắc nào về vấn đề này hoặc các vấn đề pháp lý khác, hãy liên hệ với Văn phòng Luật sư Tinh Hoa Việt để được chúng tôi hỗ trợ nhanh nhất.
Địa chỉ: Số 20 ngõ 718 đường Hoàng Hoa Thám, phường Tây Hồ, Hà Nội
Hotline: 08.7939.7939
Email: vplstinhhoaviet@gmail.com
Website: https://lstinhhoaviet.vn