Ký nháy là thuật ngữ khá phổ biến trong hoạt động hành chính - văn phòng, nhưng thực tế không phải ai cũng thực sự hiểu về nó, cũng như trách nhiệm pháp lý khi ký nháy.
Khái niệm ký nháy
Hiện nay, pháp luật chưa có quy định cụ thể về khái niệm của ký nháy. Nhưng nhìn chung, ta có thể hiểu: Ký nháy là hình thức ký tắt trên văn bản nhằm xác nhận rằng nội dung đã được kiểm tra trước khi trình ký chính thức. Chữ ký nháy thường được đặt ở dòng cuối của trang văn bản, cuối trang hoặc tại các vị trí cần xác nhận trong văn bản hành chính. Đây là cách để đảm bảo văn bản đúng về nội dung, hình thức và thủ tục ban hành. Người ký nháy chỉ ký vắn tắt, không phải ký đầy đủ như chữ ký chính thức.
Phân loại các loại chữ ký nháy
Hiện nay phổ biến 3 loại chữ ký nháy thông dụng:
- Chữ ký nháy tại dòng nội dung cuối cùng của văn bản
Chữ ký nháy này thường do người trực tiếp soạn thảo thực hiện để xác nhận trách nhiệm đối với nội dung văn bản. Việc ký tại cuối phần nội dung giúp khẳng định người soạn đã kiểm tra và chịu trách nhiệm về bản thảo. - Chữ ký nháy ở phía dưới từng trang văn bản
Loại ký nháy này được dùng để đảm bảo tính liền mạch của văn bản, tránh việc thêm, bớt hoặc đánh tráo nội dung giữa các trang. Người ký nháy sẽ ký ở cuối mỗi trang của văn bản mà mình soạn thảo hoặc kiểm tra. Chữ ký nháy dưới từng trang có tác dụng tương tự như đóng dấu giáp lai, giúp kiểm soát tính toàn vẹn của tài liệu. - Chữ ký nháy tại phần chức danh của người có thẩm quyền hoặc tại mục “Nơi nhận”
Đây là chữ ký nháy của người kiểm tra nội dung, rà soát lỗi thể thức và kỹ thuật trình bày trước khi trình văn bản lên người có thẩm quyền ký chính thức. Mục đích là đảm bảo văn bản được kiểm duyệt đầy đủ trước khi ban hành.
Người ký nháy có phải chịu trách nhiệm về nội dung, hình thức văn bản?
Về bản chất, người ký nháy không hoàn toàn phải chịu trách nhiệm khi có vấn đề phát sinh đối với nội dung, hình thức văn bản mà mình đã ký nháy. Ký nháy để thể hiện người ký đã đọc, xác nhận nội dung của văn bản đã được soạn thảo, không còn chỉnh sửa, thay đổi gì thêm. Chủ thể chịu trách nhiệm trực tiếp là người có chữ ký chính thức tại văn bản.
Tuy nhiên, nếu cá nhân cán bộ đã soạn thảo, rà soát, ký nháy vào văn bản nhưng nội dung, hình thức văn bản không đúng quy định gây thiệt hại trực tiếp cho tổ chức, có thể bị áp dụng những hình thức kỷ luật, khiển trách do nội bộ cơ quan đó thống nhất áp dụng.
Nếu bạn đọc có bất kỳ thắc mắc nào về vấn đề này hoặc các vấn đề pháp lý khác, hãy liên hệ với Văn phòng Luật sư Tinh Hoa Việt để được chúng tôi hỗ trợ nhanh nhất.
Địa chỉ: Số 20 ngõ 718 đường Hoàng Hoa Thám, phường Tây Hồ, Hà Nội
Hotline: 08.7939.7939
Email: vplstinhhoaviet@gmail.com
Website: https://lstinhhoaviet.vn